Путевой лист предназначен для учета работы, совершаемой водителем и транспортным средством, а также контроля за техническим состоянием транспортного средства и пригодностью водителя к работе по медицинским показателям. Оформление путевых листов необходимо для каждого автомобиля, находящегося на балансе предприятия, даже если он используется владельцами для личных нужд.
Правила оформления путевых листов
Путевой лист должен включать следующую информацию:
- Номер и наименование документа, который устанавливается в хронологическом порядке в системе, принятой в компании. Наименованием обычно служит тип и модель транспорта, на которую составляется путевой лист.
- Срок действия. Документ может быть однократным на определенную дату, либо многократным, выписанным на диапазон дат, при этом указывается срок его действия.
- Данные организации, владеющей транспортом: ОГРН, юридический адрес, телефон, наименование.
- Тип, модель, регистрационный номер, модель прицепа или полуприцепа, если таковой имеется, его регистрационный номер.
- Перед выходом на маршрут в путевой лист заносится дата и время выезда, дата и время последней проверки технического состояния, показание одометра. Эти данные заверяются представителями владельца транспортного средства.
- Сведения о водителе: ФИО, время проведения медицинского осмотра. Медицинский работник заверяет сведения своей подписью.
Заполнение путевого листа производится представителем организации и перед поездкой выдается водителю. Если в течение рабочего дня осуществляется несколько рейсов, на них оформляется один документ. Если рейс занимает продолжительное время, путевой лист заполняется однократно на все время рейса.
Выдаваемые документы регистрируются в журнале учета. Его форма не регламентирована и выбирается в соответствии с предпочтениями ответственного должностного лица. Заполненные путевые листы хранятся в архиве организации в течение 5 лет.
Оформление путевых листов в 2019 году
В конце 2018 – 2019 гг произошли изменения в требованиях к составлению путевых листов. Ранее отметка была необходима перед каждым выходом в рейс, даже если они происходят в одну смену, теперь осуществляется однократный предсменный контроль и выставляется единственная отметка.
Ранее в случае, если рейс длился не более месяца, путевой лист можно было оформить на весь этот срок. С 1 марта 2019 года об этой возможности в законодательстве не упоминается.
В прошлых редакциях приказа Минстранса отметки о предрейсовом техническом контроле, а также данных медицинского осмотра необходимо было заверять штампом. В настоящее время для этого требуется только подпись уполномоченных лиц.
Время и показания одометра теперь заносятся в путевой лист только в момент выезда с парковки, а ранее также учитывалось и время заезда. Однако организация вправе оставить этот пункт, так как он дает важную информацию и помогает рассчитать расход топлива и пробег автомобиля за день.
Правильно оформленные путевые листы позволяют организации контролировать состояние транспортного средства и способность водителя осуществлять деятельность, дают возможность определить объемы совершенной работы.
Для ГИБДД данный документ служит подтверждением законности перевозки грузов, исправности транспортного средства и пригодности водителя к управлению автомобилем. При отсутствии путевого листа во время следования по маршруту водителю может грозить штраф до 500 руб., а для организации штраф может составлять до 20 тыс.руб.
